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大势管理顾问公司首席培训师,资深咨询顾问,四川大学MBA工作站职业导师.四川省管理科学工作学会理事。
 
 
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管理行为重于管理时间

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A公司于1994年成立,起初只有4名员工,到1999年发展到520多人,产值过亿元。公司的各管理人员对公司有深厚的感情,工作不辞劳苦,不计得失,加班加点,但是却常常觉得心有余而力不足,工作总也做不完,甚至做不好。   

    人事部经理常常听到抱怨:“人力资源部总是招不到合适的人才,要么就是无法及时找到人才。”而人事部经理每天忙得焦头烂额,吃力不讨好,不免觉得怨气。为缓和管理的矛盾,公司不断招人,但问题仍然得不到解决。

    为此A公司请来某专业管理顾问公司。顾问通过问卷调查和访谈,了解了公司管理人员的工作和时间安排之后,发现公司多数管理人员每天的时间都排满,但是却未能合理安排事务轻重,因此事倍功半。   

    于是顾问提出了“有效时间管理”的概念。时间管理的主张关键不在于管理时间而在于管理行为——与其着重于时间与事务的安排,不如把重心放在维持产品和产能的平衡上。   

    首先,将耗费时间的事务依据急迫性与重要性分为四类。急迫性是指需立即处理,比如通电话,尽管你正忙得焦头烂额,也不得不放下手边工作去接听;重要性与目标有关,凡有价值,有利于实现目标的是要事。   

    根据各人对不同象限的事务所分配的时间和精力的不同,将导致不同的工作效果。 

    有效的管理者应将时间和精力更多地分配给象限2的事务,即重要而不紧急的事务,如此才能提高工作效率及效果。太多的管理者会自觉或不自觉地将时间和精力侧重在象限1的事务上,即重要而又紧急的事务,因此不断地需要处理已属燃眉之急的事务,如此循环,最终就变成了“救火式”的管理人员。   

    对A公司的管理人员的时间与精力分配进行调查和分析之后发现,无法做到“有效时间管理”的原因主要在于管理者有太多的琐碎事务缠身,分身乏术,虽然他们也明白规划的重要性,但最终总是计划赶不上变化。   

    概括而言,要想真正实现高效率的时间管理,一个最重要的秘诀就是授权——只有有效、合理地授权,才能有余力从事更高层次的活动。同时,实践者还必须遵循以下六条标准:   

    1、一致性:个人的角色和目标、工作重点与计划之间应和谐一致。   
    2、平衡:管理方法应有助于平衡发展,扮演好不同的角色。   
    3、有重心:理想的管理方法会鼓励并协助你着重于不紧迫但极重要的事。   
    4、重人性:管理的重点在人,不在事。   
    5、能变通:管理方法应为人所用,不可一成不变。   
    6、利用管理工具:有效地利用各项管理工具,如某些信息管理系统。 
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